Mutabakat Belgeleri

Mutabakat belgesi oluşturulduğunda Genel sekmesinde No alanından numara verilir.

• Kırmızı işaretli adres alanları şirket bilgileri ekranından gelmektedir.
• Yeşil işaretli ilgili kişi alanları mutabakat kurulumu ekranından gelmektedir.

Başlık Bilgileri

No: Bu alan, mutabakat belgesinin numarasını tanımlar. Her bir mutabakat belgesi için benzersiz bir numara atanır. Bu numaralar genellikle belirli bir numaralandırma düzenine göre oluşturulur ve belgenin izlenmesi ve tanımlanması için kullanılır.

Mutabakat Türü: Bu alanda, mutabakatın türü belirtilir. Örneğin, BA/BS mutabakatı, Müşteri ekstresi gibi farklı türlerde mutabakatlar yapılabilir. Mutabakat türü, belgenin hangi alanda gerçekleştirildiğini ve ne tür işlemleri kapsadığını belirtir.

Firma Adı: Bu alanda, sistemde tanımlı olan firmanın adı otomatik olarak gelir. Mutabakat belgesinin ilişkili olduğu firma adı buradan alınır ve belgenin hangi firma için oluşturulduğunu belirtir.

Şirket Adresi: Şirketin fiziksel adres bilgisi bu alanda yer alır. Mutabakat belgesinin gönderileceği veya ilişkilendirileceği şirketin adresi bu alanda bulunur. Adres, belgenin fiziksel olarak iletilmesi gerektiğinde kullanılır.

Şirket Posta Kodu: Şirketin bulunduğu bölgeye ait posta kodu bu alanda belirtilir. Posta kodu, belgenin gönderileceği veya ilişkilendirileceği şirketin bulunduğu bölgeyi daha spesifik bir şekilde tanımlar ve posta hizmetlerinde kullanılır. Bu sayede belge, doğru adrese ulaştırılabilir.

Şirket Şehri: Bu alanda, şirketin bulunduğu şehir bilgisi yer alır. Şirketin fiziksel konumu hakkında daha spesifik bilgi sağlar.

Şehir Ülke/Bölge Kodu: Şirketin bulunduğu şehrin ülke veya bölge kodu bu alanda belirtilir. Bu kodlar, uluslararası standartlara göre belirlenmiş olan sayısal veya harf kodlarıdır ve şirketin bulunduğu ülkeyi veya bölgeyi tanımlar.

Şirket Telefon No: Şirketin telefon numarası bu alanda yer alır. İletişim kurulması gerektiğinde kullanılan resmi telefon numarasını içerir.

Şirket Faks No: Şirketin faks numarası bu alanda belirtilir. Belgelerin gönderilmesi veya iletilmesi gerektiğinde kullanılan resmi faks numarasını içerir.

Şirket E-Posta: Şirketin e-posta adresi bu alanda yer alır. İletişim kurulması veya belgelerin elektronik ortamda gönderilmesi gerektiğinde kullanılan resmi e-posta adresini içerir.

Vergi Alan Kodu: Şirketin vergi alındığı alan kodu bu alanda belirtilir. Vergi dairesi tarafından tanımlanan ve işletmeye özgü vergi kimlik numarasını ifade eder.

KDV Kayıt No: Şirketin KDV (Katma Değer Vergisi) kayıt numarası bu alanda tanımlanır. İşletmenin KDV mükellefiyetini belgeleyen resmi numaradır.

İlgili Kişi Adı: İlgili kişinin adı bu alanda tanımlanır. Genellikle işletme içindeki belirli bir kişiye veya yetkiliye atıfta bulunur.

İlgili Kişi E-Posta: İlgili kişinin e-posta adresi bu alanda tanımlanır. İletişim kurulması gerektiğinde kullanılan resmi e-posta adresini içerir.

İlgili Kişi Telefon: İlgili kişinin telefon numarası bu alanda tanımlanır. İletişim kurulması gerektiğinde kullanılan resmi telefon numarasını içerir. Bu telefon numarası genellikle işletmenin ilgili departmanına veya yetkili kişisine aittir.

İlgili Kişi Faks No: İlgili kişinin faks numarası bu alanda tanımlanır. İletişim kurulması gerektiğinde kullanılan resmi faks numarasını içerir.

Atanan Kullanıcı Kimliği: Mutabakat belgesini açan kullanıcının kimliği bu alanda gösterilir. Kullanıcıların belgelere erişimini sağlamak ve izlemek için benzersiz bir kullanıcı kimliği atanır.

Oluşturma Tarihi: Mutabakat belgesinin oluşturulduğu tarih bu alanda gösterilir. Belgenin ne zaman oluşturulduğunu belirlemek için kullanılır.

Durum: Mutabakat belgesinin durumu bu alanda gösterilir. Belgeyi oluşturan kullanıcının onay sürecinden geçirilmesi, tamamlanması veya diğer işlem durumları belirtilir.

Dönem Kapatıldı: Mutabakat belgesi kullanılmayacağı zaman bu buton işaretlenebilir. Belirli bir dönemin mutabakatının tamamlandığını ve artık değiştirilemeyeceğini belirtmek için kullanılır. Bu işlem genellikle bir dönemin finansal kayıtlarının kapanması veya sonlandırılması durumunda yapılır.

Satır Bilgileri

Hesap Türü: Bu alan, hesabın türünü gösterir ve genellikle “Müşteri” veya “Satıcı” gibi seçenekler içerir. Hesabın hangi rolde olduğunu belirtir ve muhasebe işlemlerinde kullanılır.

Hesap No: Bu alan, hesabın numarasını gösterir. Her hesaba benzersiz bir numara atanır ve bu numaralar genellikle muhasebe kayıtlarında kullanılır.

Hesap Adı: Bu alan, hesabın adını gösterir. Hesabın tanımını sağlar ve genellikle belirli bir kuruluşun veya kişinin adını içerir.

Vergi Alan Kodu: Bu alan, hesabın vergi alan kodunu gösterir. Vergi dairesi tarafından tanımlanan ve işletmeye özgü vergi kimlik numarasını ifade eder.

KDV Kayıt No: Bu alan, hesabın KDV (Katma Değer Vergisi) kayıt numarasını gösterir. İşletmenin KDV mükellefiyetini belgeleyen resmi numaradır ve muhasebe işlemlerinde kullanılır.

Döviz Cinsi: Bu alan, hesabın döviz cinsini gösterir. Hesabın para birimini belirtir ve genellikle ülkenin resmi para birimi veya belirli bir döviz türü olabilir.

Ekstre Bakiyesi: Bu alan, hesabın ekstre bakiyesini gösterir. Ekstre bakiyesi, hesabın belirli bir tarih veya dönem için toplam bakiyesini ifade eder.

Mutabakat Durumu: Bu alan, hesabın mutabakat durumunu gösterir. Mutabakatın tamamlanma durumunu belirtir ve genellikle “Hazır” veya “Bildirim Gönderildi” gibi seçenekler içerir.

Cevap Tarihi: Bu alan, karşı tarafın mutabakata cevap verdiği tarihi gösterir. Mutabakat sürecinde karşılıklı iletişimi izlemek ve zaman çizelgesini belirlemek için kullanılır.

İlgili Kişi Var: Bu alan, hesabın ilgili kişisi olup olmadığını gösterir. Eğer hesaba bir ilgili kişi atanmamışsa, ilgili kişilerin “Müşteri İlgili Kişileri” veya “Satıcı İlgili Kişileri” ekranından tanımlanması gerektiğini belirtir. İlgili kişi atanmışsa bu alan “Evet” olarak gösterilir, aksi halde “Hayır” olarak gösterilir.

Gönderilmemiş Bildirimler Var: Bu alan, mutabakat belgesinin henüz gönderilmediğini belirtir. Bu durumda, belgenin gönderilmesi gerektiğini ancak henüz gönderilmediğini ifade eder. Alanı tıklayarak, gönderilmemiş bildirimlerin listesine ulaşabilir ve gerektiğinde işlem yapabilirsiniz.

Kuyruğa Alınmış Bildirimler Var: Bu alan, mutabakat belgesinin gönderilmek üzere kuyruğa alındığını belirtir. Gönderilmesi planlanan bildirimlerin kuyruğa alındığını ve işlem sırasını beklediğini ifade eder. Alanı tıklayarak, kuyruğa alınmış bildirimlerin listesine ulaşabilir ve durumu takip edebilirsiniz.

Gönderilmiş Bildirimler Var: Bu alan, mutabakat belgesinin gönderildiğini belirtir. Belgenin başarıyla gönderildiğini ve alıcılara ulaştığını ifade eder. Alanı tıklayarak, gönderilmiş bildirimlerin listesine ulaşabilir ve gönderim durumunu kontrol edebilirsiniz.

Başarısız Bildirimler Var: Bu alan, mutabakat belgesinin gönderilemediğini belirtir. Gönderim sırasında bir hata oluştuğunu ve belgenin başarısız bir şekilde gönderildiğini ifade eder. Alanı tıklayarak, gönderimi başarısız olan bildirimlerin listesine ulaşabilir ve sorunu çözmek için gerekli adımları atabilirsiniz.

Müşteri / Satıcı Ekstre Mutabakatı

Müşteri/Satıcı Ekstre Başlangıç Tarihi: Bu alan, Müşteri veya Satıcı Ekstresi için başlangıç tarihini belirtir. Belirli bir dönemin ekstresinin oluşturulması veya gösterilmesi gerektiğinde, hesap hareketlerinin hangi tarihten itibaren başlayacağını belirlemek için kullanılır.

Müşteri/Satıcı Ekstre Bitiş Tarihi: Bu alan, Müşteri veya Satıcı Ekstresi için bitiş tarihini belirtir. Belirli bir dönemin ekstresinin oluşturulması veya gösterilmesi gerektiğinde, hesap hareketlerinin hangi tarihe kadar olan süreci kapsayacağını belirlemek için kullanılır.

Bu tarih aralığı, belirli bir zaman dilimindeki hesap hareketlerini göstermek ve hesap durumunu belirlemek için kullanılır. Örneğin, bir ayın sonunda hesap hareketlerini değerlendirmek veya bir dönemin mutabakatını yapmak için bu tarih aralığı belirlenir. Detaylı olarak belirtilen tarih aralığı, doğru hesap bilgilerini sağlamak ve finansal işlemleri izlemek için kritiktir.

BA/BS Mutabakatı

BA/BS Min. Tutar: Bu alan, BA (Banka Alacakları) ve BS (Banka Borçları) mutabakatı için belirlenen minimum tutarı tanımlar. Bu minimum tutar, hesapların birbirine göre ne kadar farklılık gösterebileceğini belirtir ve bu farklılığın belirli bir eşiğin altında olması gerektiğini ifade eder.

BA/BS Yuvarlama Duyarlılığı: Bu alan, BA ve BS mutabakatı için yuvarlama duyarlılığını belirtir. Finansal hesaplamalarda oluşabilecek küçük farklılıkların tolere edilebilir seviyede olmasını sağlar. Yuvarlama duyarlılığı, hesaplamalarda kullanılan hassasiyeti belirler.

BA/BS Başlangıç Tarihi: Bu alan, BA ve BS mutabakatı için başlangıç tarihini belirtir. Mutabakatın hangi tarihten itibaren başlayacağını belirler ve hesapların belirli bir döneme ait olacak şekilde değerlendirilmesini sağlar.

BA/BS Bitiş Tarihi: Bu alan, BA ve BS mutabakatı için bitiş tarihini belirtir. Mutabakatın hangi tarihe kadar olan süreci kapsayacağını belirler ve hesapların belirli bir döneme ait olacak şekilde değerlendirilmesini sağlar.

Genel sekmesindeki bilgiler tamamlandıktan sonra Mutabakat Türü seçilmelidir: Genel bilgilerin tamamlanmasının ardından, mutabakat türü seçilir. Bu, belgeyi ne tür mutabakat işlemleri için kullanacağınızı belirtir.

Mutabakat Türleri

1. BA Ekstresi
2. BS Ekstresi
3. Müşteri Ekstresi
4. Satıcı Ekstresi

Müşteri / Satıcı Ekstre Mutabakatı kısmından ilgili tarih aralığı verilmelidir.

BA/BS Mutabakatı kısmından minimum tutar ve tarih aralığı verilmelidir.

Mutabakat hesaplatmak için ekranın üst kısmındaki Hesapla butonu kullanılır.

Gelen ekranda belirli cariler için filtre verilebilir. Ya da doğrudan tamam butonuna basılarak uygun cariler mutabakata getirilebilir.

Hesaplama işlemi yapıldığında verilen tarih filtresinde bakiyesi olan cari yada cariler listelenecektir. Mutabakat belgesi serbest bırakılır ve daha sonra E-posta gönder işlevine basılır. Bu işlev sonrası satırda bulunan Kuyruğa Alınmış Bildirimler Var alanı Evet olarak güncellenecektir. Daha sonra proje sırası çalışır ve mail gönderilir.

Mutabakat durumu alanından kontrol sağlanabilir. Ayrıca Satır – Mutabakat Durumu Girişleri ekranına basılarak da kontrol sağlanabilir.

Mutabakat Durum Girişleri ekranından karşı taraftan gelen cevabı ve eklenen ekleri görebilirsiniz.

Bir hata olması durumunda Tekrar E-posta Gönder işlevi kullanılabilir. Eğer gönderilen mailden Kabul edildi ya da Reddedildi yatını dönmek yerine manuel olarak geri dönüş yapılır ise sizde belge üzerinden ilgili giriş için Kabul Edildi Yap yada Reddedildi Yap işlevlerini kullanarak durumu güncelleyebilirsiniz. Belgedeki tüm satırlar için durumlar güncellendiğinde ekran üzerindeki Arşivle işlevi kullanılarak belge arşivlenebilir ve bu ekrandan kaldırılır.